LocalZero:CiviCRM-Guide

CiviCRM ist unser Kontaktpflegesystem. Es hilft, die vielen Interaktionen von GermanZero an einem Ort zu bündeln. Für eine grundlegende Einführung wird auf den Wikipedia-Artikel CiviCRM verwiesen.

NB: In diesem Guide wird kursive Schrift verwendet, um auf konkrete Funktionen oder Felder im CiviCRM zu verweisen.

Allgemeines

Hilfe

Johann Stöcker

• Mail/MS Teams: johann.stoecker@germanzero.de

Erste Nutzung / Grundlegendes

Nach dem Log-In können die Dashlets in der Mitte des Bildschirms nach Bedarf weg- oder dazugeschaltet werden (zunächst sind CiviNews und CiviResources dargestellt, für uns nicht relevant). Im Anschluss lässt sich das System vollständig über die Menü-Schaltflächen am oberen Bildschirmrand bedienen.

Die gundlegende Einheit des CiviCRM ist der "Kontakt" - dies kann eine Person sein, oder auch eine Lokalteam, das als "Kontakt" angelegt wurde. Ruft man einen Kontakt auf, so öffnet sich zunächst die "Zusammenfassung" (Reiter oben links). Darunter finden sich weitere Reiter ("Aktivitäten", "Beziehungen", "Gruppen" usw.), die die zugehörigen Informationen anzeigen. Diese können je nach Kontakt variieren - so besitzen z.B. die Lokalteams einen Reiter namens "LocalZero", den die sonstigen Kontakte nicht haben.

Das Menü

Schnellsuche (Lupensymbol ganz links)

CiviCRM Menü

Fünf Suchoptionen sind möglich (Standardeinstellung: Name/E-Mail).

Wird ein Name gesucht, ist das Eingabeformat zu beachten: Nachname, Vorname

Achtung: Die Suche beginnt sofort mit der Eingabe des ersten Zeichens und wird mit jedem Tippen aktualisiert. Es wird nach der Zeichenkette gesucht (Groß- und Kleinschreibung ist egal), wo auch immer sie sich in dem Namen/der Mailadresse befindet! Es öffnet sich ein dropdown-Feld, das allerdings - Nachteil der Schnellsuche! - maximal 10 Einträge enthält.

Sobald ein Kontakt angeklickt wird, öffnet sich dieser auf seiner Zusammenfassungsseite.

Startseite/Abmeldung (grünes Dreiecksymbol)

Hier gelangt ihr zur Startseite zurück und könnt euch von CiviCRM abmelden.

Suche

Unter diesem Menüpunkt findest du diverse, z.T. sehr ausgefeilte Suchoptionen.

• Kontakte finden: Suche mit Filtern bzgl. Kontaktart, Gruppe und Tag. Beispiel: Name "Müller" und Tag "PG_MdB'21" findet alle MdB der Wahlperiode '21, in deren Namen "müller" vorkommt, also auch "Steinmüller" o.ä.
• Erweiterte Suche: Suche anhand von Datenfeldern
• Volltextsuche: Suche nach spezifischen Schlagwörtern
• Suchgenerator: kombinierte und/oder ausschließende Suchfunktionalitäten

Kontakte

Hier können neue Kontakte angelegt werden (New Person/New Organisation).

Veranstaltungen

Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Veranstaltungsmanagement (siehe Anwendungsfälle).

Rundschreiben

Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Nachrichtenmanagement (siehe Anwendungsfälle).

Kontaktzusammenfassung

Beispielzusammenfassung des KE Backnang

Sobald ihr den Namen einer Person oder Organisation im CiviCRM anklickt, öffnet sich in der Regel eine Zusammenfassung der Kontaktdaten. Diese gibt Auskunft über Kommunikationsdaten, Veranstaltungen, Aktivitäten, Beziehung zu anderen Kontakten, Gruppen, Notizen, Tags und weitere spezifische Daten.

Veranstaltungen

Neben unregelmäßigen Events (z.B. LocalZero Bundestreffen) nutzen wir drei wiederkehrende Veranstaltungstypen: LZ Teamfindung, LZ Kick-Off und LZ Vernetzungstreffen.

Aktivitäten

Hier entsteht über die Zeit eine Kontakthistorie indem zum einen automatisiert Aktivitäten angelegt werden (Veranstaltungsanmeldungen, Rundmailempfang, etc) und zum anderen manuelle Eintragungen gemacht werden können. Letzteres stellt zum Beispiel ein informelles Telefonat zwischen zwei Personen dar, zu dem, anders als bei einer Veranstaltung, keine Einladung verschickt wurde. Im Rahmen des LZ-Supports empfehlen sich die folgenden Aktivitätstypen: Treffen, Anruf, E-Mail-Kommunikation (bei Bedarf zu ergänzen).

Beim Anlegen einer Aktivität sind die folgenden Felder zu beachten:

• Hinzugefügt von: Hier wird euer Name als GZ-EA festgehalten
• Mit: Hier wird derjenige Kontakt vermerkt um den sich die Aktivität dreht, also z.B. die Personen und oder LZ-Teams, welche von euch angerufen oder getroffen wurden. WICHTIG: Ist eine kontaktierete Person Teil einer Organisation, empfielt es sich, die Organisation ebenfalls in die entsprechende Aktivität aufzunehmen.
• Zugewiesen an: Hier können andere Mitarbeitende von Germanzero über die Aktivität in Kenntniss gesetzt werden. WICHTIG: Wenn Zuweisungen genutzt werden, bitte nur an GZ-Mitarbeitende zuweisen (GZ-HA oder GZ-EA). Oftmals landen Zuweisungs-Mails zunächst im SPAM/JUNK-Ordner!

Beziehungen

Beziehungen zwischen Kontakten existieren zweiseitig, d.h. wenn eine Person als Teammitglied eines LZ-Teams angelegt wird, wird dieses Lokalteam gleichzeitig auch als LZ-Team dieser Person gespeichert. Im Bereich LocalZero nutzen wir folgende Beziehungen:

LZ-Beziehungen

Person	Klimaentscheide
LZ-Teammitglied	LZ-Team
LZ-Ansprechperson	LZ-Team (AP)
LZ-Pat:in	LZ-Team (Patenschaft)
LZ-SocialMediaMensch	LZ-Team (SoMe)
LZ-WikiZugang	LZ-Team (Wiki)

Gruppen

Gruppen erfüllen im CiviCRM den Zweck der schnellen identifikation von Kontakten anhand geteilter Kriterien. Gruppen können anschließend entweder als Adressliste beim Versand von Mailings genutzt werden, oder um die Zugriffsberechtigungen festzulegen (Auf diese Weise sehen LZ-EAs nur die Kontakte des Bereichs LocalZero bei GermanZero). Beim anlegen von Gruppen ist folgendes Schema zu beachten:

Bereichskürzel_Namenskürzel_Thema Bsp: LZ_JS_Mailingliste Januar

Notizen

Notizen dienen dem Hinterlegen größerer Mengen an Informationen z.B. um die Benutzerdefinierten Felder nicht mit Fließtexten zu überfüllen. Außerdem können sie genutzt werden um umfangreichere strategische Gedanken oder Vereinbarungen festzuhalten. Es ist möglich, Datein an Notizen anzuhängen.

Tags

Tags (tag = engl. Markierung, Etikett) nutzen wir primär, um die Zugehörigkeit eines Kontaktes zu einem der GZ-Bereiche zu verdeutlichen. Erstellt ihr einen neuen Kontakt, sollte dieser aus diesem Grund das Tag LocalZero tragen.

LocalZero (Nur Organisationen)

Hier werden Informationen bzgl. Phase, Methode, Klimaneutralitätsjahr, Status und Wiki festgehalten.

Anwendungsfälle

Hinweis: Durch Anklicken der blauen Zwischenüberschriften kommst du zu kurzen Videoanleitungen.

Eine Person finden

Schnellsuche > Nachname, Vorname

Ein LocalZero-Team finden

Suche > Kontakte finden

Name/Email = LocalZero...

Kontaktart = Organisation

Anlegen eines neuen LocalZero-Teams

Kontakte > New Organisation

Organisationsname: LocalZero...

Bezugsquelle: ...(Vor und Nachname der anlegenden Person)

Tag: LocalZero

Gruppe: IT_JS_ACL_GZ-LG-KE

Anlegen eines neuen LZ-EA

Kontakte > New Person

Bezugsquelle: ...(Vor und Nachname der anlegenden Person)

Tag: LocalZero, GZ-EA

Beziehung zu einem LocalZero-Team hinzufügen (einzelne)

Kontaktzusammenfassung (einer Person) > Beziehung > Beziehung hinzufügen > Beziehungstyp > LZ-Teammitglied

Beziehung zu einem LocalZero-Team hinzufügen (mehrere)

Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt)... > Aktion > Beziehung hinzufügen (z.B. Teammitglied) - zu Organisation > ...

Kontakte eines LocalZero-Teams finden

Suche > Erweiterte Suche > Beziehungen > Zielkontakt > LocalZero ...

APs der LZ-Teams finden (Analog: SocialMediaMensch, Pat:in, WikiZugang)

Suche > Erweiterte Suche > Beziehung > Beziehungstyp > LZ-Ansprechperson (AP)

Anlegen einer Aktivität mit LZ-Kontakten

Kontaktzusammenfassung (einer Person) > Aktivitäten > Neue Aktivität

Aktivitätstyp wählen (Treffen/Anruf/Email-Kommunikation)

Mit Kontakt: sowohl die Person, als auch das zugeörige LZ-Team vermerken

Status: für Vergangenes = abgeschlossen

Veranstaltung erstellen

Veranstaltungen > Neue Veranstaltung > (von Vorlage >) Informationen anpassen (Link!) > Standort anpassen inkl. Ansprechperson (Standard = Online) und Erinnerung anpassen (Standard = 1d)

WICHTIG: Das Standort-Datenfeld E-Mail 1 wird auf der Webseite als Kontakt dargestellt. Tragt hier also die Mailadresse ein, an welche eventuelle Nachfragen gerichtet werden sollen.

WICHTIG: Die Checkbox Öffentliche Veranstaltung bestimmt darüber, ob das Event auf der GermanZero Veranstaltungsseite erscheint!

WICHTIG: Die Event-Links setzen sich wie folgt zusammen: germanzero.de/events/ + ID-Nummer eures Events (u.a. in der Veranstaltungsübersicht zu finden)!!

Zu einer Veranstaltung einladen (bis 50 Kontakte)

Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt) > Aktion > E-Mail jetzt senden (an 50 oder weniger) > Veranstaltungslink von der Webseite in die Mail kopieren > Mail verschicken

Zu einer Veranstaltung einladen (über 50 Kontakte) [Sonderzugriff]

Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt) > Aktion > Gruppe - Kontakte hinzufügen >>> Rundschreiben > Neues Rundschreiben > ...

Zum Vernetzungstreffen einladen [Sonderfall]

Rundschreiben > Terminierte Rundschreiben > die EInladung des voherigen Vernetzungstreffen suchen > Kopie > Daten ändern > Senden

Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (einzelne)

Kontaktzusammenfassung (einer Person/einer Organisation) > Veranstaltungen > Veranstaltungsanmeldung hinzufügen ... (Achtung BESTÄTIGUNGSMAIL!!)

Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (mehrere)

Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids) ... > Aktion > Veranstaltungsteilnehmer/innen registrieren > ... (Achtung KEINE BESTÄTIGUNGSMAIL!!)

Veranstaltungsteilnehmende listen/bearbeiten/löschen/etc.

Suche > Teilnehmer/innen finden... > Aktion > ...

Export von Kontaktdaten [Sonderzugriff]

Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines LocalZero-Teams) ... > Aktion > Kontakte exportieren > Felder zum Export wählen