LocalZero:CiviCRM-Guide: Unterschied zwischen den Versionen
Keine Bearbeitungszusammenfassung |
|||
| (8 dazwischenliegende Versionen desselben Benutzers werden nicht angezeigt) | |||
| Zeile 1: | Zeile 1: | ||
CiviCRM ist unser | CiviCRM ist unser Kontaktpflegesystem. Es hilft, die vielen Interaktionen von GermanZero an einem Ort zu bündeln. Für eine grundlegende Einführung wird auf den Wikipedia-Artikel [https://de.wikipedia.org/wiki/CiviCRM CiviCRM] verwiesen. | ||
'''NB: In diesem Guide wird ''kursive'' ''Schrift'' verwendet, um auf konkrete Funktionen oder Felder im CiviCRM zu verweisen.''' | '''NB: In diesem Guide wird ''kursive'' ''Schrift'' verwendet, um auf konkrete Funktionen oder Felder im CiviCRM zu verweisen.''' | ||
| Zeile 6: | Zeile 6: | ||
=== Hilfe === | === Hilfe === | ||
Johann Stöcker | Johann Stöcker | ||
* Mail/MS Teams: [Mailto:johann.stoecker@germanzero.de johann.stoecker@germanzero.de] | * Mail/MS Teams: [Mailto:johann.stoecker@germanzero.de johann.stoecker@germanzero.de] | ||
* Element: @johann.stoecker:germanzero.org | * Element: @johann.stoecker:germanzero.org | ||
* WeChange: | * WeChange: nur sporadisch | ||
=== Erste Nutzung / Grundlegendes=== | |||
Nach dem Log-In können die Dashlets in der Mitte des Bildschirms nach Bedarf weg- oder dazugeschaltet werden (zunächst sind CiviNews und CiviResources dargestellt, für uns nicht relevant). Im Anschluss lässt sich das System vollständig über die Menü-Schaltflächen am oberen Bildschirmrand bedienen. | |||
Die gundlegende Einheit des CiviCRM ist der "Kontakt" - dies kann eine Person sein, oder auch eine Ortsgruppe, die als "Kontakt" angelegt wurde. Ruft man einen Kontakt auf, so öffnet sich zunächst die "Zusammenfassung" (Reiter oben links). Darunter finden sich weitere Reiter ("Aktivitäten", "Beziehungen", "Gruppen" usw.), die die zugehörigen Informationen anzeigen. Diese können je nach Kontakt variieren - so besitzen z.B. die Ortsgruppen einen Reiter namens "MDB", den die sonstigen Kontakte nicht haben. | |||
== Das Menü == | == Das Menü== | ||
==== Schnellsuche (Lupensymbol ganz links) ==== | ====Schnellsuche (Lupensymbol ganz links)==== | ||
[[Datei:CiviCRM Menü.png|alternativtext=CiviCRM Menü|mini|CiviCRM Menü]] | [[Datei:CiviCRM Menü.png|alternativtext=CiviCRM Menü|mini|CiviCRM Menü]]Fünf Suchoptionen sind möglich (Standardeinstellung: ''Name/E-Mail).'' | ||
Wird ein Name gesucht, ist das Eingabeformat zu beachten: ''Nachname, Vorname'' | Wird ein Name gesucht, ist das Eingabeformat zu beachten: ''Nachname, Vorname'' | ||
Sobald ein | Achtung: Die Suche beginnt sofort mit der Eingabe des ersten Zeichens und wird mit jedem Tippen aktualisiert. Es wird nach der <span style="background:yellow; color:#202122;">Zeichenkette</span> gesucht (Groß- und Kleinschreibung ist egal), wo auch immer sie sich in dem Namen/der Mailadresse befindet! Es öffnet sich ein dropdown-Feld, das allerdings - Nachteil der Schnellsuche! - maximal 10 Einträge enthält. | ||
Sobald ein Kontakt angeklickt wird, öffnet sich dieser auf seiner Zusammenfassungsseite. | |||
==== Startseite/Abmeldung (grünes Dreiecksymbol) ==== | ====Startseite/Abmeldung (grünes Dreiecksymbol)==== | ||
Hier gelangt ihr zur Startseite zurück und könnt euch von CiviCRM abmelden. | Hier gelangt ihr zur Startseite zurück und könnt euch von CiviCRM abmelden. | ||
==== Suche ==== | ====Suche==== | ||
Unter diesem Menüpunkt findest du diverse, z.T. sehr ausgefeilte Suchoptionen. | |||
* Kontakte finden: Suche mit | *Kontakte finden: Suche mit Filtern bzgl. Kontaktart, Gruppe und Tag. Beispiel: Name "Müller" und Tag "PG_MdB'21" findet alle MdB der Wahlperiode '21, in deren Namen "müller" vorkommt, also auch "Steinmüller" o.ä. | ||
* Erweiterte Suche: Suche anhand von Datenfeldern | * Erweiterte Suche: Suche anhand von Datenfeldern | ||
* Volltextsuche: Suche nach spezifischen Schlagwörtern | *Volltextsuche: Suche nach spezifischen Schlagwörtern | ||
* Suchgenerator: kombinierte und/oder ausschließende Suchfunktionalitäten | *Suchgenerator: kombinierte und/oder ausschließende Suchfunktionalitäten | ||
==== Kontakte ==== | ==== Kontakte==== | ||
Hier können neue Kontakte angelegt werden (''New Person/New Organisation''). | Hier können neue Kontakte angelegt werden (''New Person/New Organisation''). | ||
==== Veranstaltungen ==== | ====Veranstaltungen==== | ||
Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Veranstaltungsmanagement (siehe Anwendungsfälle). | Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Veranstaltungsmanagement (siehe Anwendungsfälle). | ||
==== Rundschreiben ==== | ====Rundschreiben==== | ||
Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Nachrichtenmanagement (siehe Anwendungsfälle). | Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Nachrichtenmanagement (siehe Anwendungsfälle). | ||
== Kontaktzusammenfassung == | ==Kontaktzusammenfassung== | ||
[[Datei:Zsmfassung.png|alternativtext=Beispielzusammenfassung des KE Backnang|mini|306x306px|Beispielzusammenfassung des KE Backnang]] | [[Datei:Zsmfassung.png|alternativtext=Beispielzusammenfassung des KE Backnang|mini|306x306px|Beispielzusammenfassung des KE Backnang]] | ||
Sobald ihr den Namen einer Person oder Organisation im CiviCRM anklickt, öffnet sich in der Regel eine Zusammenfassung der Kontaktdaten. Diese gibt Auskunft über Kommunikationsdaten, Veranstaltungen, Aktivitäten, Beziehung zu anderen Kontakten, Gruppen, Notizen, Tags und weitere spezifische Daten. | Sobald ihr den Namen einer Person oder Organisation im CiviCRM anklickt, öffnet sich in der Regel eine Zusammenfassung der Kontaktdaten. Diese gibt Auskunft über Kommunikationsdaten, Veranstaltungen, Aktivitäten, Beziehung zu anderen Kontakten, Gruppen, Notizen, Tags und weitere spezifische Daten. | ||
==== Veranstaltungen ==== | ====Veranstaltungen==== | ||
Neben unregelmäßigen Events (z.B. Bundestreffen der Klimaentscheide) nutzen wir drei wiederkehrende Veranstaltungstypen: ''KE Teamfindung, KE Kick-Off'' und ''KE Vernetzungstreffen.'' | Neben unregelmäßigen Events (z.B. Bundestreffen der Klimaentscheide) nutzen wir drei wiederkehrende Veranstaltungstypen: ''KE Teamfindung, KE Kick-Off'' und ''KE Vernetzungstreffen.'' | ||
==== Aktivitäten ==== | ====Aktivitäten==== | ||
Hier entsteht über die Zeit eine Kontakthistorie indem zum einen automatisiert Aktivitäten angelegt werden (Veranstaltungsanmeldungen, Rundmailempfang, etc) und zum anderen manuelle Eintragungen gemacht werdenen können. Letzteres stellt zum Beispiel ein informelles Telefonat zwischen zwei Klimaentscheid-APs dar, zu dem, anders als bei einer Veranstaltung, keine Einladung verschickt wurde. Im Rahmen des KE-Supports empfehlen sich die folgenden Aktivitätstypen: ''Treffen, Anruf, E-Mail-Kommunikation'' (bei Bedarf zu ergänzen). | Hier entsteht über die Zeit eine Kontakthistorie indem zum einen automatisiert Aktivitäten angelegt werden (Veranstaltungsanmeldungen, Rundmailempfang, etc) und zum anderen manuelle Eintragungen gemacht werdenen können. Letzteres stellt zum Beispiel ein informelles Telefonat zwischen zwei Klimaentscheid-APs dar, zu dem, anders als bei einer Veranstaltung, keine Einladung verschickt wurde. Im Rahmen des KE-Supports empfehlen sich die folgenden Aktivitätstypen: ''Treffen, Anruf, E-Mail-Kommunikation'' (bei Bedarf zu ergänzen). | ||
Beim Anlegen einer Aktivität sind die folgenden Felder zu beachten: | Beim Anlegen einer Aktivität sind die folgenden Felder zu beachten: | ||
* ''Hinzugefügt von'': Hier wird euer Name als GZ-EA festgehalten | *''Hinzugefügt von'': Hier wird euer Name als GZ-EA festgehalten | ||
* ''Mit'': Hier wird derjenige Kontakt vermerkt um den sich die Aktivität dreht, also z.B. die Personen und oder KEs, welche von euch angerufen oder getroffen wurde. '''WICHTIG: Ist eine kontaktierete Person Teil einer Organisation, empfielt es sich, die Organisation ebenfalls in die entsprechende Aktivität aufzunehmen.''' | * ''Mit'': Hier wird derjenige Kontakt vermerkt um den sich die Aktivität dreht, also z.B. die Personen und oder KEs, welche von euch angerufen oder getroffen wurde. '''WICHTIG: Ist eine kontaktierete Person Teil einer Organisation, empfielt es sich, die Organisation ebenfalls in die entsprechende Aktivität aufzunehmen.''' | ||
* ''Zugewiesen an'': Hier können andere Mitarbeitende von Germanzero über die Aktivität in Kenntniss gesetzt werden. '''WICHTIG: Wenn Zuweisungen genutzt werden, bitte nur an GZ-Mitarbeitende zuweisen (GZ-HA oder GZ-EA).''' Oftmals landen Zuweisungs-Mails zunächst im SPAM/JUNK-Ordner! | *''Zugewiesen an'': Hier können andere Mitarbeitende von Germanzero über die Aktivität in Kenntniss gesetzt werden. '''WICHTIG: Wenn Zuweisungen genutzt werden, bitte nur an GZ-Mitarbeitende zuweisen (GZ-HA oder GZ-EA).''' Oftmals landen Zuweisungs-Mails zunächst im SPAM/JUNK-Ordner! | ||
==== Beziehungen ==== | ====Beziehungen==== | ||
Beziehungen zwischen Kontakten existieren zweiseitig, d.h. wenn eine Person als Teammitglied eines KE angelegt wird, wird dieser KE gleichzeitig auch als KE-Team dieser Person gespeichert. Im Bereich KE nutzen wir folgende Beziehungen: | Beziehungen zwischen Kontakten existieren zweiseitig, d.h. wenn eine Person als Teammitglied eines KE angelegt wird, wird dieser KE gleichzeitig auch als KE-Team dieser Person gespeichert. Im Bereich KE nutzen wir folgende Beziehungen: | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
|+KE-Beziehungen | |+KE-Beziehungen | ||
!Person | !Person | ||
!Klimaentscheide | !Klimaentscheide | ||
|- | |- | ||
|KE-Teammitglied | |KE-Teammitglied | ||
|KE-Team | |KE-Team | ||
|- | |- | ||
| Zeile 74: | Zeile 76: | ||
|KE-Team (AP) | |KE-Team (AP) | ||
|- | |- | ||
|KE-Pat:in | |KE-Pat:in | ||
|KE-Team (Patenschaft) | |KE-Team (Patenschaft) | ||
|- | |- | ||
|KE-SocialMediaMensch | |KE-SocialMediaMensch | ||
|KE-Team (SoMe) | | KE-Team (SoMe) | ||
|- | |- | ||
|KE-WikiZugang | |KE-WikiZugang | ||
| Zeile 84: | Zeile 86: | ||
|} | |} | ||
==== Gruppen ==== | ====Gruppen==== | ||
Gruppen erfüllen im CiviCRM den Zweck der schnellen identifikation von Kontakten anhand geteilter Kriterien. Gruppen können anschließend entweder als Adressliste beim Versand von Mailings genutzt werden, oder um die Zugriffsberechtigungen festzulegen (Auf diese Weise sehen KE-EAs nur die Kontakte des Bereichs Klimaentscheide bei GermanZero). Beim anlegen von Gruppen ist folgendes Schema zu beachten: | Gruppen erfüllen im CiviCRM den Zweck der schnellen identifikation von Kontakten anhand geteilter Kriterien. Gruppen können anschließend entweder als Adressliste beim Versand von Mailings genutzt werden, oder um die Zugriffsberechtigungen festzulegen (Auf diese Weise sehen KE-EAs nur die Kontakte des Bereichs Klimaentscheide bei GermanZero). Beim anlegen von Gruppen ist folgendes Schema zu beachten: | ||
''Bereichskürzel_Namenskürzel_Thema'' Bsp: ''KE_JS_Mailingliste'' ''Januar'' | ''Bereichskürzel_Namenskürzel_Thema'' Bsp: ''KE_JS_Mailingliste'' ''Januar'' | ||
==== Notizen ==== | ====Notizen==== | ||
Notizen dienen dem Hinterlegen größerer Mengen an Informationen z.B. um die Benutzerdefinierten Felder nicht mit Fließtexten zu überfüllen. Außerdem können sie genutzt werden um umfangreichere strategische Gedanken oder Vereinbarungen festzuhalten. Es ist möglich, Datein an Notizen anzuhängen. | Notizen dienen dem Hinterlegen größerer Mengen an Informationen z.B. um die Benutzerdefinierten Felder nicht mit Fließtexten zu überfüllen. Außerdem können sie genutzt werden um umfangreichere strategische Gedanken oder Vereinbarungen festzuhalten. Es ist möglich, Datein an Notizen anzuhängen. | ||
==== Tags ==== | ====Tags ==== | ||
Tags nutzen wir primär, um die Zugehörigkeit eines Kontaktes zu einem der GZ-Bereiche zu verdeutlichen. Erstellt ihr einen neuen Kontakt sollte dieser aus diesem Grund das Tag '' | Tags (tag = engl. Markierung, Etikett) nutzen wir primär, um die Zugehörigkeit eines Kontaktes zu einem der GZ-Bereiche zu verdeutlichen. Erstellt ihr einen neuen Kontakt, sollte dieser aus diesem Grund das Tag ''Politikgespräche'' und ein Prioritätstag ''(Prio1, Prio2 oder Piro3)'' tragen. | ||
==== Klimaentscheide (Nur Organisationen) ==== | ====Klimaentscheide (Nur Organisationen)==== | ||
Hier werden Informationen bzgl. Phase, Methode, Klimaneutralitätsjahr, Status und Wiki festgehalten. | Hier werden Informationen bzgl. Phase, Methode, Klimaneutralitätsjahr, Status und Wiki festgehalten. | ||
| Zeile 101: | Zeile 103: | ||
'''Hinweis: Durch Anklicken der blauen Zwischenüberschriften kommst du zu kurzen Videoanleitungen.''' | '''Hinweis: Durch Anklicken der blauen Zwischenüberschriften kommst du zu kurzen Videoanleitungen.''' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/Z8fyE9aymiAzaip Eine Person finden] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/Z8fyE9aymiAzaip Eine Person finden]==== | ||
''Schnellsuche > Nachname, Vorname'' | ''Schnellsuche > Nachname, Vorname'' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/8wtJaHwWdoZD4t3 Einen Klimaentscheid finden] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/8wtJaHwWdoZD4t3 Einen Klimaentscheid finden]==== | ||
''Suche > Kontakte finden'' | ''Suche > Kontakte finden'' | ||
| Zeile 111: | Zeile 113: | ||
''Kontaktart = Organisation'' | ''Kontaktart = Organisation'' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/KNjLidR7bYsX96r Anlegen eines neuen Klimaentscheids] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/KNjLidR7bYsX96r Anlegen eines neuen Klimaentscheids] ==== | ||
''Kontakte > New Organisation'' | ''Kontakte > New Organisation'' | ||
| Zeile 122: | Zeile 124: | ||
''Gruppe:'' IT_JS_ACL_GZ-'''LG'''-KE | ''Gruppe:'' IT_JS_ACL_GZ-'''LG'''-KE | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/4RFw4Wxpx6NKogX Anlegen eines neuen KE-EA] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/4RFw4Wxpx6NKogX Anlegen eines neuen KE-EA]==== | ||
''Kontakte > New Person'' | ''Kontakte > New Person'' | ||
| Zeile 129: | Zeile 131: | ||
''Tag:'' Klimaentscheide, GZ-EA | ''Tag:'' Klimaentscheide, GZ-EA | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/sjN5BpsrN9XYy7a Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (einzelne)] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/sjN5BpsrN9XYy7a Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (einzelne)] ==== | ||
''Kontaktzusammenfassung'' (einer Person) ''> Beziehung > Beziehung hinzufügen > Beziehungstyp >'' KE-Teammitglied | ''Kontaktzusammenfassung'' (einer Person) ''> Beziehung > Beziehung hinzufügen > Beziehungstyp >'' KE-Teammitglied | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/jiAyi76EKLqeG84 Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (mehrere)] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/jiAyi76EKLqeG84 Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (mehrere)]==== | ||
''Suche(''nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt'')... > Aktion > Beziehung hinzufügen'' (z.B. Teammitglied) ''- zu Organisation > ...'' | ''Suche(''nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt'')... > Aktion > Beziehung hinzufügen'' (z.B. Teammitglied) ''- zu Organisation > ...'' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/twdrnLJzcq7FzKi Kontakte eines Klimaentscheides finden] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/twdrnLJzcq7FzKi Kontakte eines Klimaentscheides finden]==== | ||
''Suche > Erweiterte Suche > Beziehungen > Zielkontakt >'' Klimentscheid ... | ''Suche > Erweiterte Suche > Beziehungen > Zielkontakt >'' Klimentscheid ... | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/f3ZesDH97sLttmK APs der KE-Teams finden (Analog: SocialMediaMensch, Pat:in, WikiZugang)] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/f3ZesDH97sLttmK APs der KE-Teams finden (Analog: SocialMediaMensch, Pat:in, WikiZugang)] ==== | ||
''Suche > Erweiterte Suche > Beziehung > Beziehungstyp >'' KE-Ansprechperson (AP) | ''Suche > Erweiterte Suche > Beziehung > Beziehungstyp >'' KE-Ansprechperson (AP) | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/BK4ymimKwFsRPSn Anlegen einer Aktivität mit KE-Kontakten] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/BK4ymimKwFsRPSn Anlegen einer Aktivität mit KE-Kontakten]==== | ||
''Kontaktzusammenfassung'' (einer Person) ''> Aktivitäten > Neue Aktivität'' | ''Kontaktzusammenfassung'' (einer Person) ''> Aktivitäten > Neue Aktivität'' | ||
| Zeile 150: | Zeile 152: | ||
''Status:'' für Vergangenes ''= abgeschlossen'' | ''Status:'' für Vergangenes ''= abgeschlossen'' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/RoPgXyLT65bW49Z Veranstaltung erstellen] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/RoPgXyLT65bW49Z Veranstaltung erstellen]==== | ||
''Veranstaltungen > Neue Veranstaltung >'' ''(von Vorlage >)'' Informationen anpassen (Link!) > Standort anpassen inkl. Ansprechperson (Standard = Online) und Erinnerung anpassen (Standard = 1d) | ''Veranstaltungen > Neue Veranstaltung >'' ''(von Vorlage >)'' Informationen anpassen (Link!) > Standort anpassen inkl. Ansprechperson (Standard = Online) und Erinnerung anpassen (Standard = 1d) | ||
| Zeile 159: | Zeile 161: | ||
'''WICHTIG: Die Event-Links setzen sich wie folgt zusammen: germanzero.de/events/ + ID-Nummer eures Events (u.a. in der Veranstaltungsübersicht zu finden)!!''' | '''WICHTIG: Die Event-Links setzen sich wie folgt zusammen: germanzero.de/events/ + ID-Nummer eures Events (u.a. in der Veranstaltungsübersicht zu finden)!!''' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/qAgxKsbqmo8rbMW Zu einer Veranstaltung einladen (bis 50 Kontakte)] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/qAgxKsbqmo8rbMW Zu einer Veranstaltung einladen (bis 50 Kontakte)]==== | ||
''Suche(''nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt'') > Aktion > E-Mail jetzt senden (an 50 oder weniger) > Veranstaltungslink von der Webseite in die Mail kopieren > Mail verschicken'' | ''Suche(''nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt'') > Aktion > E-Mail jetzt senden (an 50 oder weniger) > Veranstaltungslink von der Webseite in die Mail kopieren > Mail verschicken'' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/pf8R3rLC2YpLTZr <nowiki>Zu einer Veranstaltung einladen (über 50 Kontakte) [Sonderzugriff]</nowiki>] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/pf8R3rLC2YpLTZr <nowiki>Zu einer Veranstaltung einladen (über 50 Kontakte) [Sonderzugriff]</nowiki>]==== | ||
''Suche(''nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt'') > Aktion > Gruppe - Kontakte hinzufügen >>> Rundschreiben > Neues Rundschreiben > ...'' | ''Suche(''nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt'') > Aktion > Gruppe - Kontakte hinzufügen >>> Rundschreiben > Neues Rundschreiben > ...'' | ||
===== [https://cloud.germanzero.org/s/Q6S3y26ckQfJWac <nowiki>Zum Vernetzungstreffen einladen [Sonderfall]</nowiki>] ===== | =====[https://cloud.germanzero.org/s/Q6S3y26ckQfJWac <nowiki>Zum Vernetzungstreffen einladen [Sonderfall]</nowiki>]===== | ||
''Rundschreiben > Terminierte Rundschreiben'' > die EInladung des voherigen Vernetzungstreffen suchen > ''Kopie'' > Daten ändern > ''Senden'' | ''Rundschreiben > Terminierte Rundschreiben'' > die EInladung des voherigen Vernetzungstreffen suchen > ''Kopie'' > Daten ändern > ''Senden'' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/RmQpntGtX3mRYKL Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (einzelne)] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/RmQpntGtX3mRYKL Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (einzelne)]==== | ||
''Kontaktzusammenfassung'' (einer Person/einer Organisation) ''> Veranstaltungen > Veranstaltungsanmeldung hinzufügen ...'' '''(Achtung BESTÄTIGUNGSMAIL!!)''' | ''Kontaktzusammenfassung'' (einer Person/einer Organisation) ''> Veranstaltungen > Veranstaltungsanmeldung hinzufügen ...'' '''(Achtung BESTÄTIGUNGSMAIL!!)''' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/yTnrjK7sBZnxZay Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (mehrere)] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/yTnrjK7sBZnxZay Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (mehrere)]==== | ||
''Suche (''nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids'') ... > Aktion > Veranstaltungsteilnehmer/innen registrieren > ...'' '''(Achtung KEINE BESTÄTIGUNGSMAIL!!)''' | ''Suche (''nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids'') ... > Aktion > Veranstaltungsteilnehmer/innen registrieren > ...'' '''(Achtung KEINE BESTÄTIGUNGSMAIL!!)''' | ||
==== [https://cloud.germanzero.org/s/F4jx5WXmNfaaozM Veranstaltungsteilnehmende listen/bearbeiten/löschen/etc.] ==== | ====[https://cloud.germanzero.org/s/F4jx5WXmNfaaozM Veranstaltungsteilnehmende listen/bearbeiten/löschen/etc.]==== | ||
''Suche > Teilnehmer/innen finden... > Aktion > ...'' | ''Suche > Teilnehmer/innen finden... > Aktion > ...'' | ||
==== Export von Kontaktdaten [Sonderzugriff] ==== | ====Export von Kontaktdaten [Sonderzugriff]==== | ||
''Suche (''nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids'') ... > Aktion > Kontakte exportieren > Felder zum Export wählen'' | ''Suche (''nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids'') ... > Aktion > Kontakte exportieren > Felder zum Export wählen'' | ||
[[Kategorie:Programme-Tools]] | [[Kategorie:Programme-Tools]] | ||
Aktuelle Version vom 9. Februar 2025, 13:44 Uhr
CiviCRM ist unser Kontaktpflegesystem. Es hilft, die vielen Interaktionen von GermanZero an einem Ort zu bündeln. Für eine grundlegende Einführung wird auf den Wikipedia-Artikel CiviCRM verwiesen.
NB: In diesem Guide wird kursive Schrift verwendet, um auf konkrete Funktionen oder Felder im CiviCRM zu verweisen.
Allgemeines
Hilfe
Johann Stöcker
- Mail/MS Teams: johann.stoecker@germanzero.de
- Element: @johann.stoecker:germanzero.org
- WeChange: nur sporadisch
Erste Nutzung / Grundlegendes
Nach dem Log-In können die Dashlets in der Mitte des Bildschirms nach Bedarf weg- oder dazugeschaltet werden (zunächst sind CiviNews und CiviResources dargestellt, für uns nicht relevant). Im Anschluss lässt sich das System vollständig über die Menü-Schaltflächen am oberen Bildschirmrand bedienen.
Die gundlegende Einheit des CiviCRM ist der "Kontakt" - dies kann eine Person sein, oder auch eine Ortsgruppe, die als "Kontakt" angelegt wurde. Ruft man einen Kontakt auf, so öffnet sich zunächst die "Zusammenfassung" (Reiter oben links). Darunter finden sich weitere Reiter ("Aktivitäten", "Beziehungen", "Gruppen" usw.), die die zugehörigen Informationen anzeigen. Diese können je nach Kontakt variieren - so besitzen z.B. die Ortsgruppen einen Reiter namens "MDB", den die sonstigen Kontakte nicht haben.
Das Menü
Schnellsuche (Lupensymbol ganz links)
Fünf Suchoptionen sind möglich (Standardeinstellung: Name/E-Mail).
Wird ein Name gesucht, ist das Eingabeformat zu beachten: Nachname, Vorname
Achtung: Die Suche beginnt sofort mit der Eingabe des ersten Zeichens und wird mit jedem Tippen aktualisiert. Es wird nach der Zeichenkette gesucht (Groß- und Kleinschreibung ist egal), wo auch immer sie sich in dem Namen/der Mailadresse befindet! Es öffnet sich ein dropdown-Feld, das allerdings - Nachteil der Schnellsuche! - maximal 10 Einträge enthält.
Sobald ein Kontakt angeklickt wird, öffnet sich dieser auf seiner Zusammenfassungsseite.
Startseite/Abmeldung (grünes Dreiecksymbol)
Hier gelangt ihr zur Startseite zurück und könnt euch von CiviCRM abmelden.
Suche
Unter diesem Menüpunkt findest du diverse, z.T. sehr ausgefeilte Suchoptionen.
- Kontakte finden: Suche mit Filtern bzgl. Kontaktart, Gruppe und Tag. Beispiel: Name "Müller" und Tag "PG_MdB'21" findet alle MdB der Wahlperiode '21, in deren Namen "müller" vorkommt, also auch "Steinmüller" o.ä.
- Erweiterte Suche: Suche anhand von Datenfeldern
- Volltextsuche: Suche nach spezifischen Schlagwörtern
- Suchgenerator: kombinierte und/oder ausschließende Suchfunktionalitäten
Kontakte
Hier können neue Kontakte angelegt werden (New Person/New Organisation).
Veranstaltungen
Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Veranstaltungsmanagement (siehe Anwendungsfälle).
Rundschreiben
Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Nachrichtenmanagement (siehe Anwendungsfälle).
Kontaktzusammenfassung
Sobald ihr den Namen einer Person oder Organisation im CiviCRM anklickt, öffnet sich in der Regel eine Zusammenfassung der Kontaktdaten. Diese gibt Auskunft über Kommunikationsdaten, Veranstaltungen, Aktivitäten, Beziehung zu anderen Kontakten, Gruppen, Notizen, Tags und weitere spezifische Daten.
Veranstaltungen
Neben unregelmäßigen Events (z.B. Bundestreffen der Klimaentscheide) nutzen wir drei wiederkehrende Veranstaltungstypen: KE Teamfindung, KE Kick-Off und KE Vernetzungstreffen.
Aktivitäten
Hier entsteht über die Zeit eine Kontakthistorie indem zum einen automatisiert Aktivitäten angelegt werden (Veranstaltungsanmeldungen, Rundmailempfang, etc) und zum anderen manuelle Eintragungen gemacht werdenen können. Letzteres stellt zum Beispiel ein informelles Telefonat zwischen zwei Klimaentscheid-APs dar, zu dem, anders als bei einer Veranstaltung, keine Einladung verschickt wurde. Im Rahmen des KE-Supports empfehlen sich die folgenden Aktivitätstypen: Treffen, Anruf, E-Mail-Kommunikation (bei Bedarf zu ergänzen).
Beim Anlegen einer Aktivität sind die folgenden Felder zu beachten:
- Hinzugefügt von: Hier wird euer Name als GZ-EA festgehalten
- Mit: Hier wird derjenige Kontakt vermerkt um den sich die Aktivität dreht, also z.B. die Personen und oder KEs, welche von euch angerufen oder getroffen wurde. WICHTIG: Ist eine kontaktierete Person Teil einer Organisation, empfielt es sich, die Organisation ebenfalls in die entsprechende Aktivität aufzunehmen.
- Zugewiesen an: Hier können andere Mitarbeitende von Germanzero über die Aktivität in Kenntniss gesetzt werden. WICHTIG: Wenn Zuweisungen genutzt werden, bitte nur an GZ-Mitarbeitende zuweisen (GZ-HA oder GZ-EA). Oftmals landen Zuweisungs-Mails zunächst im SPAM/JUNK-Ordner!
Beziehungen
Beziehungen zwischen Kontakten existieren zweiseitig, d.h. wenn eine Person als Teammitglied eines KE angelegt wird, wird dieser KE gleichzeitig auch als KE-Team dieser Person gespeichert. Im Bereich KE nutzen wir folgende Beziehungen:
| Person | Klimaentscheide |
|---|---|
| KE-Teammitglied | KE-Team |
| KE-Ansprechperson | KE-Team (AP) |
| KE-Pat:in | KE-Team (Patenschaft) |
| KE-SocialMediaMensch | KE-Team (SoMe) |
| KE-WikiZugang | KE-Team (Wiki) |
Gruppen
Gruppen erfüllen im CiviCRM den Zweck der schnellen identifikation von Kontakten anhand geteilter Kriterien. Gruppen können anschließend entweder als Adressliste beim Versand von Mailings genutzt werden, oder um die Zugriffsberechtigungen festzulegen (Auf diese Weise sehen KE-EAs nur die Kontakte des Bereichs Klimaentscheide bei GermanZero). Beim anlegen von Gruppen ist folgendes Schema zu beachten:
Bereichskürzel_Namenskürzel_Thema Bsp: KE_JS_Mailingliste Januar
Notizen
Notizen dienen dem Hinterlegen größerer Mengen an Informationen z.B. um die Benutzerdefinierten Felder nicht mit Fließtexten zu überfüllen. Außerdem können sie genutzt werden um umfangreichere strategische Gedanken oder Vereinbarungen festzuhalten. Es ist möglich, Datein an Notizen anzuhängen.
Tags
Tags (tag = engl. Markierung, Etikett) nutzen wir primär, um die Zugehörigkeit eines Kontaktes zu einem der GZ-Bereiche zu verdeutlichen. Erstellt ihr einen neuen Kontakt, sollte dieser aus diesem Grund das Tag Politikgespräche und ein Prioritätstag (Prio1, Prio2 oder Piro3) tragen.
Klimaentscheide (Nur Organisationen)
Hier werden Informationen bzgl. Phase, Methode, Klimaneutralitätsjahr, Status und Wiki festgehalten.
Anwendungsfälle
Hinweis: Durch Anklicken der blauen Zwischenüberschriften kommst du zu kurzen Videoanleitungen.
Eine Person finden
Schnellsuche > Nachname, Vorname
Einen Klimaentscheid finden
Suche > Kontakte finden
Name/Email = Klimentscheid ...
Kontaktart = Organisation
Anlegen eines neuen Klimaentscheids
Kontakte > New Organisation
Organisationsname: Klimaentscheid...
Bezugsquelle: ...(Vor und Nachname der anlegenden Person)
Tag: Klimaentscheide
Gruppe: IT_JS_ACL_GZ-LG-KE
Anlegen eines neuen KE-EA
Kontakte > New Person
Bezugsquelle: ...(Vor und Nachname der anlegenden Person)
Tag: Klimaentscheide, GZ-EA
Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (einzelne)
Kontaktzusammenfassung (einer Person) > Beziehung > Beziehung hinzufügen > Beziehungstyp > KE-Teammitglied
Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (mehrere)
Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt)... > Aktion > Beziehung hinzufügen (z.B. Teammitglied) - zu Organisation > ...
Kontakte eines Klimaentscheides finden
Suche > Erweiterte Suche > Beziehungen > Zielkontakt > Klimentscheid ...
APs der KE-Teams finden (Analog: SocialMediaMensch, Pat:in, WikiZugang)
Suche > Erweiterte Suche > Beziehung > Beziehungstyp > KE-Ansprechperson (AP)
Anlegen einer Aktivität mit KE-Kontakten
Kontaktzusammenfassung (einer Person) > Aktivitäten > Neue Aktivität
Aktivitätstyp wählen (Treffen/Anruf/Email-Kommunikation)
Mit Kontakt: sowohl die Person, als auch den zugeörigen KE vermerken
Status: für Vergangenes = abgeschlossen
Veranstaltung erstellen
Veranstaltungen > Neue Veranstaltung > (von Vorlage >) Informationen anpassen (Link!) > Standort anpassen inkl. Ansprechperson (Standard = Online) und Erinnerung anpassen (Standard = 1d)
WICHTIG: Das Standort-Datenfeld E-Mail 1 wird auf der Webseite als Kontakt dargestellt. Tragt hier also die Mailadresse ein, an welche eventuelle Nachfragen gerichtet werden sollen.
WICHTIG: Die Checkbox Öffentliche Veranstaltung bestimmt darüber, ob das Event auf der GermanZero Veranstaltungsseite erscheint!
WICHTIG: Die Event-Links setzen sich wie folgt zusammen: germanzero.de/events/ + ID-Nummer eures Events (u.a. in der Veranstaltungsübersicht zu finden)!!
Zu einer Veranstaltung einladen (bis 50 Kontakte)
Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt) > Aktion > E-Mail jetzt senden (an 50 oder weniger) > Veranstaltungslink von der Webseite in die Mail kopieren > Mail verschicken
Zu einer Veranstaltung einladen (über 50 Kontakte) [Sonderzugriff]
Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt) > Aktion > Gruppe - Kontakte hinzufügen >>> Rundschreiben > Neues Rundschreiben > ...
Zum Vernetzungstreffen einladen [Sonderfall]
Rundschreiben > Terminierte Rundschreiben > die EInladung des voherigen Vernetzungstreffen suchen > Kopie > Daten ändern > Senden
Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (einzelne)
Kontaktzusammenfassung (einer Person/einer Organisation) > Veranstaltungen > Veranstaltungsanmeldung hinzufügen ... (Achtung BESTÄTIGUNGSMAIL!!)
Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (mehrere)
Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids) ... > Aktion > Veranstaltungsteilnehmer/innen registrieren > ... (Achtung KEINE BESTÄTIGUNGSMAIL!!)
Veranstaltungsteilnehmende listen/bearbeiten/löschen/etc.
Suche > Teilnehmer/innen finden... > Aktion > ...
Export von Kontaktdaten [Sonderzugriff]
Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids) ... > Aktion > Kontakte exportieren > Felder zum Export wählen