LocalZero:CiviCRM-Guide

CiviCRM ist unser Kontaktpflegesystem. Es hilft, die vielen Interaktionen von GermanZero an einem Ort zu bündeln. Für eine grundlegende Einführung wird auf den Wikipedia-Artikel CiviCRM verwiesen.

NB: In diesem Guide wird kursive Schrift verwendet, um auf konkrete Funktionen oder Felder im CiviCRM zu verweisen.

Allgemeines

Hilfe

Johann Stöcker

• Mail/MS Teams: johann.stoecker@germanzero.de
• Element: @johann.stoecker:germanzero.org
• WeChange: nur sporadisch

Erste Nutzung

Nach dem Log-In können die Dashlets in der Mitte des Bildschirms nach Bedarf weg- oder dazugeschaltet werden (zunächst sind CiviNews und CiviResources dargestellt, für uns nicht relevant). Im Anschluss lässt sich das System vollständig über die Menü-Schaltflächen am oberen Bildschirmrand bedienen.

Das Menü

Schnellsuche (Lupensymbol ganz links)

CiviCRM Menü

Verschiedene Suchvorgänge sind möglich. Standardeinstellung: Name/E-Mail

Wird ein Name gesucht, ist das Eingabeformat zu beachten: Nachname, Vorname

Sobald ein Name angeklickt wird, öffnet sich die Zusammenfassung des jeweiligen Kontaktes.

Startseite/Abmeldung (grünes Dreiecksymbol)

Hier gelangt ihr zur Startseite zurück und könnt euch von CiviCRM abmelden.

Suche

• Kontakte finden: Suche mit Optionen bzgl. Kontaktart, Gruppe und Tag
• Erweiterte Suche: Suche anhand von Datenfeldern
• Volltextsuche: Suche nach spezifischen Schlagwörtern
• Suchgenerator: kombinierte und/oder ausschließende Suchfunktionalitäten

Kontakte

Hier können neue Kontakte angelegt werden (New Person/New Organisation).

Veranstaltungen

Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Veranstaltungsmanagement (siehe Anwendungsfälle).

Rundschreiben

Hier finden sich verschiedene Funktionalitäten für Nachrichtenmanagement (siehe Anwendungsfälle).

Kontaktzusammenfassung

Beispielzusammenfassung des KE Backnang

Sobald ihr den Namen einer Person oder Organisation im CiviCRM anklickt, öffnet sich in der Regel eine Zusammenfassung der Kontaktdaten. Diese gibt Auskunft über Kommunikationsdaten, Veranstaltungen, Aktivitäten, Beziehung zu anderen Kontakten, Gruppen, Notizen, Tags und weitere spezifische Daten.

Veranstaltungen

Neben unregelmäßigen Events (z.B. Bundestreffen der Klimaentscheide) nutzen wir drei wiederkehrende Veranstaltungstypen: KE Teamfindung, KE Kick-Off und KE Vernetzungstreffen.

Aktivitäten

Hier entsteht über die Zeit eine Kontakthistorie indem zum einen automatisiert Aktivitäten angelegt werden (Veranstaltungsanmeldungen, Rundmailempfang, etc) und zum anderen manuelle Eintragungen gemacht werdenen können. Letzteres stellt zum Beispiel ein informelles Telefonat zwischen zwei Klimaentscheid-APs dar, zu dem, anders als bei einer Veranstaltung, keine Einladung verschickt wurde. Im Rahmen des KE-Supports empfehlen sich die folgenden Aktivitätstypen: Treffen, Anruf, E-Mail-Kommunikation (bei Bedarf zu ergänzen).

Beim Anlegen einer Aktivität sind die folgenden Felder zu beachten:

• Hinzugefügt von: Hier wird euer Name als GZ-EA festgehalten
• Mit: Hier wird derjenige Kontakt vermerkt um den sich die Aktivität dreht, also z.B. die Personen und oder KEs, welche von euch angerufen oder getroffen wurde. WICHTIG: Ist eine kontaktierete Person Teil einer Organisation, empfielt es sich, die Organisation ebenfalls in die entsprechende Aktivität aufzunehmen.
• Zugewiesen an: Hier können andere Mitarbeitende von Germanzero über die Aktivität in Kenntniss gesetzt werden. WICHTIG: Wenn Zuweisungen genutzt werden, bitte nur an GZ-Mitarbeitende zuweisen (GZ-HA oder GZ-EA). Oftmals landen Zuweisungs-Mails zunächst im SPAM/JUNK-Ordner!

Beziehungen

Beziehungen zwischen Kontakten existieren zweiseitig, d.h. wenn eine Person als Teammitglied eines KE angelegt wird, wird dieser KE gleichzeitig auch als KE-Team dieser Person gespeichert. Im Bereich KE nutzen wir folgende Beziehungen:

KE-Beziehungen

Person	Klimaentscheide
KE-Teammitglied	KE-Team
KE-Ansprechperson	KE-Team (AP)
KE-Pat:in	KE-Team (Patenschaft)
KE-SocialMediaMensch	KE-Team (SoMe)
KE-WikiZugang	KE-Team (Wiki)

Gruppen

Gruppen erfüllen im CiviCRM den Zweck der schnellen identifikation von Kontakten anhand geteilter Kriterien. Gruppen können anschließend entweder als Adressliste beim Versand von Mailings genutzt werden, oder um die Zugriffsberechtigungen festzulegen (Auf diese Weise sehen KE-EAs nur die Kontakte des Bereichs Klimaentscheide bei GermanZero). Beim anlegen von Gruppen ist folgendes Schema zu beachten:

Bereichskürzel_Namenskürzel_Thema Bsp: KE_JS_Mailingliste Januar

Notizen

Notizen dienen dem Hinterlegen größerer Mengen an Informationen z.B. um die Benutzerdefinierten Felder nicht mit Fließtexten zu überfüllen. Außerdem können sie genutzt werden um umfangreichere strategische Gedanken oder Vereinbarungen festzuhalten. Es ist möglich, Datein an Notizen anzuhängen.

Tags

Tags nutzen wir primär, um die Zugehörigkeit eines Kontaktes zu einem der GZ-Bereiche zu verdeutlichen. Erstellt ihr einen neuen Kontakt sollte dieser aus diesem Grund das Tag Klimaentscheide tragen.

Klimaentscheide (Nur Organisationen)

Hier werden Informationen bzgl. Phase, Methode, Klimaneutralitätsjahr, Status und Wiki festgehalten.

Anwendungsfälle

Hinweis: Durch Anklicken der blauen Zwischenüberschriften kommst du zu kurzen Videoanleitungen.

Eine Person finden

Schnellsuche > Nachname, Vorname

Einen Klimaentscheid finden

Suche > Kontakte finden

Name/Email = Klimentscheid ...

Kontaktart = Organisation

Anlegen eines neuen Klimaentscheids

Kontakte > New Organisation

Organisationsname: Klimaentscheid...

Bezugsquelle: ...(Vor und Nachname der anlegenden Person)

Tag: Klimaentscheide

Gruppe: IT_JS_ACL_GZ-LG-KE

Anlegen eines neuen KE-EA

Kontakte > New Person

Bezugsquelle: ...(Vor und Nachname der anlegenden Person)

Tag: Klimaentscheide, GZ-EA

Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (einzelne)

Kontaktzusammenfassung (einer Person) > Beziehung > Beziehung hinzufügen > Beziehungstyp > KE-Teammitglied

Beziehung zu einem Klimaentscheid hinzufügen (mehrere)

Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt)... > Aktion > Beziehung hinzufügen (z.B. Teammitglied) - zu Organisation > ...

Kontakte eines Klimaentscheides finden

Suche > Erweiterte Suche > Beziehungen > Zielkontakt > Klimentscheid ...

APs der KE-Teams finden (Analog: SocialMediaMensch, Pat:in, WikiZugang)

Suche > Erweiterte Suche > Beziehung > Beziehungstyp > KE-Ansprechperson (AP)

Anlegen einer Aktivität mit KE-Kontakten

Kontaktzusammenfassung (einer Person) > Aktivitäten > Neue Aktivität

Aktivitätstyp wählen (Treffen/Anruf/Email-Kommunikation)

Mit Kontakt: sowohl die Person, als auch den zugeörigen KE vermerken

Status: für Vergangenes = abgeschlossen

Veranstaltung erstellen

Veranstaltungen > Neue Veranstaltung > (von Vorlage >) Informationen anpassen (Link!) > Standort anpassen inkl. Ansprechperson (Standard = Online) und Erinnerung anpassen (Standard = 1d)

WICHTIG: Das Standort-Datenfeld E-Mail 1 wird auf der Webseite als Kontakt dargestellt. Tragt hier also die Mailadresse ein, an welche eventuelle Nachfragen gerichtet werden sollen.

WICHTIG: Die Checkbox Öffentliche Veranstaltung bestimmt darüber, ob das Event auf der GermanZero Veranstaltungsseite erscheint!

WICHTIG: Die Event-Links setzen sich wie folgt zusammen: germanzero.de/events/ + ID-Nummer eures Events (u.a. in der Veranstaltungsübersicht zu finden)!!

Zu einer Veranstaltung einladen (bis 50 Kontakte)

Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt) > Aktion > E-Mail jetzt senden (an 50 oder weniger) > Veranstaltungslink von der Webseite in die Mail kopieren > Mail verschicken

Zu einer Veranstaltung einladen (über 50 Kontakte) [Sonderzugriff]

Suche(nach gewünschten Kriterien, z.B. Alle Leute aus einer Stadt) > Aktion > Gruppe - Kontakte hinzufügen >>> Rundschreiben > Neues Rundschreiben > ...

Zum Vernetzungstreffen einladen [Sonderfall]

Rundschreiben > Terminierte Rundschreiben > die EInladung des voherigen Vernetzungstreffen suchen > Kopie > Daten ändern > Senden

Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (einzelne)

Kontaktzusammenfassung (einer Person/einer Organisation) > Veranstaltungen > Veranstaltungsanmeldung hinzufügen ... (Achtung BESTÄTIGUNGSMAIL!!)

Veranstaltungsteilnehmende manuell hinzufügen (mehrere)

Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids) ... > Aktion > Veranstaltungsteilnehmer/innen registrieren > ... (Achtung KEINE BESTÄTIGUNGSMAIL!!)

Veranstaltungsteilnehmende listen/bearbeiten/löschen/etc.

Suche > Teilnehmer/innen finden... > Aktion > ...

Export von Kontaktdaten [Sonderzugriff]

Suche (nach gewünschten Kriterien, z.B. Teil eines Klimaentscheids) ... > Aktion > Kontakte exportieren > Felder zum Export wählen